Não raro, três problemas convivem na operação. O frequente estouro de caixa, o encurtamento (não planejado) do prazo médio de pagamento aos fornecedores e o contínuo envolvimento da Diretoria em toda aprovação de compra, independentemente do valor.
Tratar estes problemas separadamente pode ser um erro, pois a origem costuma ser a mesma: falta de governança no processo de compra, do pedido ao pagamento. É o que o mercado chama de P2P, procure-to-pay.
Onde a governança entra
O P2P começa quando alguém identifica uma necessidade e termina quando o fornecedor recebe. No meio estão a requisição, a cotação, a aprovação, o contrato, o recebimento e o pagamento. Cada etapa sem regra clara abre espaço para uma decisão isolada que o resto da empresa só vai conhecer depois.
Sem alçadas definidas, a Diretoria vira a única instância de aprovação. Isso não aumenta o controle, cria fila. A compra continua acontecendo, mas chega tarde e acumulada com as outras, e o caixa só fica sabendo quando ela já virou boleto.
Governança como fonte de margem
A margem de um contrato é definida no orçamento, mas é realizada nas compras. Compra sem planejamento é compra com prazo curto e preço de urgência. Cada item comprado assim vai abrindo distância entre a margem planejada e a margem real, e essa distância não aparece no fechamento: ela é construída ao longo do mês, pedido a pedido.
O conceito que muda essa leitura é o de valor comprometido, o dinheiro que ainda não saiu mas já tem destino. Quem acompanha orçado, requisitado, comprometido e realizado lado a lado corrige a rota antes. Quem acompanha só o realizado descobre depois.
Governança como experiência do cliente
Existe um lado do P2P que quase nunca entra nessa conversa: o cliente. Na engenharia, compra atrasada significa equipe parada na obra do cliente. Governança no P2P é o que garante material certo, na hora certa, no chão do cliente. Para quem está do outro lado, a experiência com a empresa começa muito antes da entrega.
Fica a reflexão: na sua empresa, a margem (e a satisfação do cliente) é decidida no orçamento ou no dia a dia das compras?
